По оценкам экспертов системы «Контур», расходы транспортных компаний на переход на электронный документооборот в пересчете на одну электронную транспортную накладную составят около 10 рублей, следует из совместного пресс-релиза «ПЭК» и «Контура». При этом время оформления накладной сократится как минимум на 20 минут, а обмен документами ускорится до нескольких часов.
В частности, эксперты «Контура» выделяют три категории затрат при переходе на электронный документооборот в автомобильных грузоперевозках.
Первая — это разовые затраты на интеграцию соответствующего модуля для оформления электронных документов в информационную систему компании. Сумма таких затрат зависит от конкретных характеристик IT-систем и варьируется в районе 50-500 тыс. рублей.
Вторая категория затрат — это оплата услуг оператора электронного документооборота. Так, стоимость одного документа в сервисе «Логистика» от «Контур.Диадока» составляет от 5,3 до 9,3 рубля в зависимости об объема пакета (чем больше документов, тем меньше цена на каждый из них). В эту же группу можно отнести и расходы на мобильный интернет для поддержания связи с водителем.
Третья группа — это расходы на приобретение устройств для обмена документами и регулярная плата за использование модуля оператора электронного документооборота. Стоимость смартфона или планшета начинается где-то от 10 тыс. рублей. Ежегодная оплата модуля, по подсчетам экспертов «Контура», достигнет в среднем 16-20 тыс. рублей.
«Допустим, в автопарке компании 50 транспортных средств. Загрузка парка — 90%, каждое транспортное средство совершает один рейс в день. С учетом установки модуля для 1С, покупки смартфона водителю и затрат на мобильный интернет расходы на одну электронную транспортную накладную составят в среднем 10 рублей», — отмечает руководитель проекта «Логистика» в «Контуре» Павел Коптелов.
Таким образом, подчеркивается в пресс-релизе, затраты при переходе на электронный формат сопоставимы с расходами на бумажные перевозочные документы.
Однако использование электронных документов дает транспортным компаниям больше преимуществ. Так, например, при переходе на электронный формат время оформления одной транспортной накладной сокращается сразу на 20 минут. При этом еще и минимизируется риск ошибок, поскольку в таком случае часть разделов в накладной будут заполняться автоматически.
Кроме того, переход на электронный формат ускоряет обмен документами между участниками перевозки и, соответственно, расчет за оказанные услуги.
Если на пересылку бумажных документов в зависимости от конечной точки маршрута требуется от 5 до 30 дней, то в случае электронного документооборота транспортная компания визирует накладную в течение нескольких минут после завершения перевозки. Как следствие, сразу же можно выставлять счет, в то время как при оформлении бумажных документов необходимо прождать те самые 5-30 дней, так как без оригинала накладной за подписями всех участников перевозки оплата невозможна, подчеркивает руководитель направления логистики «ПЭК» Роман Трофимов.
Использование электронных документов также повышает прозрачность перевозки. По оценкам научно-исследовательского института автомобильного транспорта, объем «серого» рынка грузовых перевозок в России в 2021-м году составил 70-80%. С переходом на электронный документооборот государственной информационной системе будут доступны все данные об условиях транспортировки, включая данные о транспортном средстве, водителе, стоимости перевозки и т.п., поясняет руководитель направления развития логистики «ПЭК» Роман Ткаченко.
Он отмечает, что скрыть часть информации о перевозке будет невозможно. Как следствие, появится возможность исключить недобросовестную конкуренцию за счет оптимизации налогов и сборов.
«С 1-го февраля мы запустили опытную эксплуатацию грузоперевозок с электронной транспортной накладной совместно с партнером «Контур» — экосистемой продуктов для бизнеса. Доработана информационная система с учетом требований по заполнению электронных документов, интегрирован в 1С модуль. Это позволит масштабировать применение электронных транспортных накладных на всю сеть «ПЭК», которая состоит более чем из 200 филиалов», — подчеркивает Роман Трофимов.
Вместе с тем в сфере использования электронных перевозочных документов все еще сохраняются нерешенные вопросы, что в конечном итоге может привести к задержкам в поставках.
«Не разработаны форматы дополнительных служебных сообщений и документов, которые в комплексе с транспортной накладной позволяют автоматизировать процесс оформления перевозки. Например, не подготовлен формат электронной заявки, на основе которой в дальнейшем формируют транспортную накладную, а также формат уведомления о переадресовке груза или отказе транспортной компании от перевозки», — говорит Елена Ткаченко, руководитель проекта «Экспертный совет «Электронные документы – эффективная экономика»».
«Необходимо также нормативно закрепить презумпцию невиновности перевозчика в случае, если электронная транспортная накладная была отправлена в ГИС ЭПД (в государственную информационную систему «Электронные перевозочные документы» – прим.), но сотрудник ГИБДД не может ее найти. Водителю будет сложно «в полях» доказать обратное», — уточняет она.
Ожидается, что эти и многие другие моменты будут решены во время переходного периода в текущем году. Так, с 1-го января этого года в Правилах дорожного движения уже закреплено положение, позволяющее предъявлять перевозочные документы на проверку в электронном виде. С 10-го января Федеральная налоговая служба утвердила формат электронной транспортной накладной, а значит, уже официально может ее принимать.
Да и в целом, с 1-го января текущего года в Устав автомобильного транспорта введена новая отдельная статья — «Электронные перевозочные документы». А уже в следующем году, по словам министра транспорта Виталия Савельева, применение электронной транспортной накладной может стать обязательным.
Руководитель направления логистики «ПЭК» Роман Трофимов считает, что этот срок можно назвать реалистичным. Сейчас уже можно выполнить все настройки и начать подписывать электронные перевозочные документы в режиме технологического тестирования, а в нужный момент подключить к обмену Государственную информационную систему, отмечает руководитель проекта «Логистика» в «Контуре» Павел Коптелов.
Напомним: в соответствии с принятым порядком, оформление электронных перевозочных документов и обмен ими осуществляется через информационные системы операторов электронного документооборота, которые, в свою очередь, должны предоставлять все необходимые данные в государственную систему, где информация будет доступна ФНС, Министерству транспорта, ГИБДД и др. заинтересованным ведомствам.
